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印刷企業如何準備投標文件

時間:2018-05-10 16:52:42來源:科印網作者:曹瓊 劉益

  據統計,我國有大小印刷復制類企業18萬家,其中規模以上印刷企業10萬余家。印刷市場屬于典型的自由競爭市場,也是屬于典型的買方市場。由于各印刷企業在設備、技術、工藝等方面都大體相同,競爭趨于同質化,這導致印刷企業的市場競爭非常激烈。激烈競爭也攤薄了印刷企業的利潤,大部分印刷業務都屬于微利,印刷行業進入了微利時代。

  對于大多數印刷企業而言,參與投標競標獲得印刷業務,逐漸成為承攬印刷業務,特別是政府和事業單位印刷業務的主要渠道。印刷企業參與投標包括很多重要環節,如在企業內部成立專門的投標領導機構、認真審閱招標方的招標文件與要求、組織撰寫投標文件、參與現場投標等。其中,投標文件的準備是決定投標是否成功的關鍵,投標文件的好壞,直接決定了印刷企業是否能夠中標。準備一份好的投標文件,需要注意以下幾點:


 

  投標文件應與招標方式相適應

  不同的招標方式對標書的要求不同。招標方在招標時會根據其招標主體、時間進度要求、采購對象、組織方便性等不同情況,采用不同的招標方式。一般可以采用的招標方式包括公開招標、選擇性招標和談判招標,典型的公開招標如政府采購的印刷業務,基本上采用公開招標方式。招標方在公開的政府采購網站、公開發行的報刊或者官方網站上公開發布招標公告,吸引對該項印刷業務有興趣的諸多印刷企業購買招標資料進行投標。公開招標由于招標的范圍廣泛,競爭最激烈,對標書準備的要求最高。選擇性招標又稱邀標,是指招標人根據具體的印刷業務需求,在事先確定的供應商名單中選取招標方自己認為合適的投標人,對投標人發出投標邀請,在經過詳細的投標資格預審后,再由他們組織投標方進行投標。選擇性招標由于招標的范圍有限,競爭較為激烈,對標書準備的要求較高。談判招標也稱為議標,它是指招標方事先根據一定標準選定投標方,并非公開地與投標方進行直接談判,簽署印刷業務合同的一種形式。談判招標適用于印刷批量較小的印刷業務。這種招標方式對投標文件沒有嚴格的規范性要求。表1是對三種不同招標方式的比較分析。

  投標文件應嚴格回應招標要求

  招標文件是招標方針對招標項目個性化制訂的,體現了對所招標的印刷業務的具體要求。由于招標項目的具體要求不同,所以每一個招標項目的招標文件要求不盡相同。雖然招標項目的具體要求不同,但投標文件的基本格式卻大體包括以下三個方面,一是商務部分,包括公司簡介和公司相關資質等內容,例如財務報表和審計報告,這是必不可少的;二是技術部分,包括對印刷業務的基本描述、設計和印刷方案等相關的表格和資料;三是報價部分,包括投標報價說明,投標總價,主要材料價格表等。投標文件應該嚴格按照招標文件的要求,在以上三個方面給予直接和正面的回應,不可以憑印象制作投標文件,更不可以遺漏或者忽視招標文件的每一個具體要求。否則,投標文件可能在正式開標時,即被認定為無效投標文件,直接被判出局。如有的招標文件明確要求法人代表簽字并加蓋公章,但投標文件上只有法人代表簽字,沒有加蓋公章,或者只加蓋了公章,沒有法人代表簽字;有的招標文件明確要求投標單位到指定銀行交納投標保證金,但投標單位只是自帶了支票或者現金;還有的招標方要求出具相關銀行的資信證明,但投標方只是出具了各類獲獎證書或者資質證書;諸如以上種種情況,都可能直接導致投標文件被判為無效。因此,在準備投標文件時,要仔細了解招標公告及文件中的每一項具體要求,并根據相關要求嚴格精心準備投標文件。


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